Как рассчитать отпускные в 2024 году

Далеко не все сотрудники знают свои права. Например, многие и не подозревают, что можно сэкономить на своем же отдыхе. Чтобы уйти в отпуск максимально выгодно, важно разобраться, как начисляются выплаты и рассчитываются заслуженные дни.

Как рассчитать количество дней отпуска

Еще в 2010 году Россия ратифицировала Международную Конвенцию организации труда, с этого момента все работники имеют право на оплачиваемый ежегодный отпуск. Обычно сотруднику полагается 28 дней отдыха за каждые 12 месяцев, отработанных в конкретной фирме. Это не точная цифра, многим специалистам полагается более длительный отпуск. Среди них — врачи, учителя, люди, занятые на вредном производстве.

Если вы решили законно отдохнуть с 1 по 14 марта, то считается, что использовано не 14, а 13 календарных дней.

Исходя из этой цифры, рассчитывается и количество отпускных дней. То есть, если за год полагается 4 недели, то за каждый отработанный месяц копится 2,33 дня. Чаще всего взять первый оплачиваемый отпуск можно уже после полугода работы в компании, хотя многие работодатели легко соглашаются, чтобы сотрудник взял несколько дней и раньше.

Казалось бы, все просто: устроился на работу 13 мая 2023 года, значит, 13 мая 2024 накопилось 28 дней, можно отдыхать с 13 октября 2023. Но кадровики знают, что у этого правила множества тонкостей. Так, они учитывают фактический стаж, время, когда человек был на больничном, отсутствовал на работе или был отстранен.

Как рассчитать сумму отпускных

Частая ошибка, которую совершают при расчете суммы, — приравнивать ее к зарплате. Получали 40 тысяч рублей в месяц и решили отдохнуть 14 дней? Многие просто делят оклад пополам и ожидают, что им перечислят 20 тысяч рублей.

Но формула для подсчета совсем другая. В ней используются три составляющих: годовой доход, среднее количество дней в месяце — 29,3 и 12 календарных месяцев. Эта сумма и будет выплачена за каждый день отдыха, включая выходные.

Отпускные = (Годовой доход/ 12/29,3)*Количество дней отпуска

В годовой доход, учитываемый при расчете, входят премии, доплаты за переработки и надбавки. Но больничные и командировочные засчитывать в данную сумму не будет.

Расчет для сотрудников с гибким рабочим графиком

Для тех, кто работает разное количество часов и не каждый день, то есть находится на гибком графике, есть свои нюансы расчета. Во-первых, необходимо определить, сколько дней в году может отдыхать такой сотрудник.

Для этого складываются все отработанные часы за год. Например, за 12 месяцев вы отработали 1040 часов. Если в компании пятичасовая рабочая неделя, то сотрудники на полном дне трудятся по 40 часов в неделю, за год набегает 2080.

Теперь, чтобы понять, сколько же можно отдыхать при гибком графике, нужно разделить фактически отработанные часы на норму. То есть 1040 на 2080, а затем умножить на 28. Получается, что сотрудник может получить оплачиваемый отпуск длиной в 14 календарных дней.

Выплаты же будут зависеть не от количества часов, а от среднего дневного заработка. То есть формула остается прежней: заработок за год делим на 12 месяцев и на коэффициент 29,3, а затем умножаем на дни отпуска.

Как рассчитать сумму при увольнении

По трудовому законодательству РФ, неиспользованные дни не сгорают. Если вы не отдохнули в течение рабочего периода, то компания обязана компенсировать неизрасходованные дни при увольнении. Единственное исключение — сотрудник проработал в компании меньше двух недель. В этом случае компенсация ему не полагается.

В остальных случаях специалист по кадрам проверяет, остались ли неиспользованные дни у того, кто решил уволиться.

Если в организации вы трудились 11 месяцев и ни разу не отдыхали, то наниматель обязан выплатить полную компенсацию за 28 дней.

Важно помнить, что из общего стажа исключают отпуск по уходу за ребенком, прогулы, отстранения и отдых за свой счет, если он длился больше двух недель. Итак, отдел кадров вычисляет неотгулянные дни по формуле:

Положенные для отдыха дни/12, затем умножают на общий стаж и вычитают уже использованные.

Например, вы отработали 24 месяца в компании, использовали 42 отпускных дня. Значит, при увольнении работодатель обязан компенсировать 14 дней. Сумму рассчитывают, умножая средний дневной заработок на количество дней оставшегося отдыха. Если и сотрудник, и работодатель не против, вместо компенсации можно уйти в очередной отпуск и его последний день станет моментом увольнения.

Часто специалисты по кадрам и бухгалтерия просят работников не копить дни, ведь может получиться так, что сумма компенсации будет слишком высокой.

А что делать, если использовано больше, чем положенных по стажу дней? В этом случае из суммы при увольнении вычтут лишние выплаченные отпускные. Например, стаж составил полгода, а отдых длился 17 дней. В этом случае 3 «лишних» дня, за которые вы получили выплаты, будут удержаны при расчете.

Когда сотрудник может взять отпуск

Простое правило Трудового кодекса: за каждый отработанный год сотруднику положен отпуск. При этом необязательно ждать 12 месяцев, чтобы отправиться отдыхать. Право на двухнедельный отпуск появляется после 6 месяцев работы. Однако «право» вовсе не значит, что компания обязана его предоставлять. Хотя некоторые работодатели не против, если кто-то хочет пойти отдохнуть даже раньше, чем через полгода. А некоторые, наоборот, требуют дождаться, когда пройдет 12 месяцев. 

Чтобы избежать накладок и проблем в работе, компании часто составляют график на следующий год. Менять даты можно, согласовывая это с руководством.

Из чего состоят отпускные

В формуле суммы вопросы может вызвать понятие «среднедневной заработок». Кто-то приравнивает его к окладу, но это неверно. Когда в бухгалтерии рассчитывают выплаты, учитывают не только фиксированную зарплату, но и премии, доплаты за переработки, районные коэффициенты.

Если оклад за последний год не менялся и составлял 50 тысяч рублей, но были две премии по 100 тысяч, они тоже учтутся при расчете. Годовой заработок составит в этом случае 800 тысяч рублей. Его делят на 12 месяцев и на 29,3 (среднее количество дней в месяце).  Дневной заработок 2275 рублей остается умножить на период отдыха.

Не учитывают при расчете годового дохода:

·       социальные выплаты,

·       материальную помощь,

·       доплаты на питание и обучение за счет фирмы,

·       больничные.

Общее правило — в заработок за 12 месяцев не входят перечисления, полученные не за профессиональную деятельность.

Как определить расчетный период для оплаты отпускных

Первый шаг перед начислением необходимых выплат — вычисление средней заработной платы в расчетном периоде. За него принимают 12 месяцев до начала отпуска. При этом месяцы считают календарными: с 1 по 30 или 31 число. Например, если вы собираетесь отдохнуть в июле, то расчетный период с 1 июля прошлого года по 30 июня текущего. Именно за это время будет суммироваться доход и вычисляться средняя зарплата.

Иногда компании устанавливают другие правила расчета. Они не должны противоречить правам работника. В этом случае в бухгалтерии высчитывают средний заработок дважды: по Трудовому кодексу и внутреннему протоколу, а выплаты начисляются по схеме, более выгодной для сотрудника.

Какие дни нужно исключить из расчетного периода

Простое правило — в расчетный период входят те дни, когда работник выполнял свои обязанности. Поэтому из этого показателя вычитают:

·       дни, проведенные на больничном;

·       в декретном отпуске;

·       простой по вине работодателя или без нее;

·       оплачиваемые выходные для ухода за ребенком-инвалидом;

·       период забастовки, в котором работник не участвовал.

Эти дни или недели просто пропускают, вычитая из периода. Предположим, работник Петр И. уходит в отпуск 13 марта 2024. Значит, расчетный период — 28 февраля 2023 года до 1 марта 2024 года. За это время Петр дважды находился на больничном: с 7 ноября 2023 по 14 ноября и с 15 января по 22 января 2024 года. Эти две недели вычитаются, а расчетный период получится 11,5 месяцев. Таким образом, выплаты уменьшатся.

Что делать, если весь расчетный период состоит из исключаемых периодов

Если же весь период для расчета состоит из исключаемых дней (такое часто бывает, когда женщина, например, была в декрете), то бухгалтерия высчитывает отпускные по предыдущему периоду. То есть по 12 месяцам до декрета.

Сроки выплаты отпускных

По законодательству отпускные нужно выплатить за три календарных дня до начала отдыха и не позже. Раньше можно, для этого в Трудовом кодексе нет ограничений.

Если сотрудник уходит в отпуск в понедельник, то перечислить деньги ему должны в четверг.

При этом если день выплаты выпадает на выходной, то необходимые деньги необходимо начислить раньше.

Например, Петр И. уходит в отпуск в среду, день выплаты выпадает на субботу. Значит, деньги на его счет должны поступить накануне — в пятницу.

Материал был обновлен 19.04.2024